Livre blanc pour la gestion du chronotachygraphe

Préface

Nous souhaitons à travers ce livre blanc partager avec vous 40 ans d’expérience dans la collecte et le traitement des données du chronotachygraphe.

Notre expertise est mise à votre service pour (re)découvrir les bonnes pratiques, utiliser des outils fiables et pérennes, voire profiter des investissements règlementaires pour optimiser la gestion de votre flotte de véhicules et des données sociales de vos personnels.

Après vous avoir rappelé les bases de la dernière règlementation en vigueur, nous vous présentons les outils de collecte, les solutions d’archivage et de traitement des données issues du chronotachygraphe et de la carte conducteur. Tout ceci bien sur dans le respect strict de la Règlementation Sociale Européenne.

La taille de votre structure, les obligations qui en découlent, vos objectifs et vos attentes forment un tout indissociable que nous saurons analyser, afin d’y apporter des solution pérennes et fonctionnelles.

Nos experts restent donc à votre disposition au quotidien, pour répondre à vos questions et à vos attentes portant sur l’ensemble de ces pratiques.

Réglementation sociale européenne : l'annexe 1C

Rappel sur la réglementation

La nouvelle Réglementation EU 165/2014 relative au chronotachygraphe est entrée en vigueur le 15 juin 2019. Depuis cette date, tous les nouveaux véhicules immatriculés de plus de 3,5t sont équipés d’un chronotachygraphe dit intelligent.

Depuis cette date également, de nouvelles cartes conducteurs sont distribuées par les différents organismes européens, dont CHRONOSERVICES pour la France.

Le principal objectif de ce nouveau règlement est de renforcer la sécurité autour du chronotachygraphe.

Les fonctionnalités majeures suivantes accompagnent l’arrivée de ce nouveau chronotachygraphe :

• Un cryptage des données renforcé et sécurisé
• Un module de positionnement satellitaire permettant de relever la position du véhicule
• Une module de communication permettant aux autorités de contrôler le véhicule à distance sans l’arrêter
• Une fonction RGPD permettant au conducteur de gérer ses données personnelles.

Pour disposer de la globalité des informations sur cette nouvelle réglementation, nous vous invitons à consulter le site référent en la matière : www.annexe1C.com

La collecte des données du chronotachygraphe

Rappel sur la réglementation

La Règlementation Sociale Européenne vous oblige à collecter :

• Les données du chronotachygraphe tous les 90 jours au plus tard

• Les données de la carte conducteur tous les 28 jours au plus tard

La collecte des données du chronotachygraphe nécessite l’utilisation d’une carte entreprise, délivrée par CHRONOSERVICES.

Vous devez ensuite respecter les délais d’archivage de ces données, détaillés dans notre rubrique dédiée aux solutions d’archivage.

Les outils de collecte

On peut classer les outils de collecte en deux catégories principales : les outils de collecte manuels et les outils de collecte automatique.

Les outils de collecte automatiques

Le DigiDL

Nous vous proposons aujourd’hui des outils permettant d’automatiser la collecte des données, et donc de vous affranchir des opérations laborieuses nécessitant la présence périodique de chaque véhicule et de chaque conducteur. C’est là le moyen de ne manquer aucune obligation légale, d’éviter des pertes de temps sans valeur ajoutée, le tout pour un investissement rapidement rentabilisé avec des prix en baisse constante.

Ce matériel est ses services associés sont actuellement très en vogue, car les acteurs du transport souhaitent se recentrer sur leur métier et automatiser ces tâches fastidieuses.

Il est également très pratique quand vos véhicules ou vos conducteurs ne reviennent pas sur leur base et ne disposent pas d’un outil de collecte.

Le matériel de collecte se présente sous la forme d’un boitier qui vient se connecter directement sur le chronotachygraphe. Le boitier collecte automatiquement les données du chronotachygraphe et de la carte du conducteur pendant la conduite du véhicule. Et cela sans aucune intervention humaine, ni présence de la carte entreprise dans le véhicule.

Une fois lues, et toujours de manière automatique, les données sont envoyées automatiquement par transmission GPRS vers notre serveur . Les données sont ensuite immédiatement traitées selon votre souhait (renvoi chez vous, archivage externalisé, etc…)

Le matériel est généralement compatible avec tous les chronotachygraphes installés depuis 2010.

Cependant, face à la grande variété des modèles et des installations selon les constructeurs de véhicules, il est souvent nécessaire d’adapter l’installation avec un câble spécial ou un passage en station.

Afin d’éviter toute surprise lors du montage, exigez un audit gratuit de votre parc véhicules.

Le montage de ce matériel se fait sans outil ni passage en atelier. Juste avec le câble fourni et une paire de pinces permettant d’extraire facilement le chronotachygraphe.

Outre ses fonctions de base de collecte et d’envoi automatique des données du chronotachygraphe et de la carte conducteur, ces matériels disposent d’options permettant d’optimiser la gestion de votre flotte véhicules et de renforcer le suivi des activités de vos conducteurs.

Par exemple :

• Suivi temps réel des activités conducteur
• Alertes temps réel (conduite sans carte, dépassement de vitesse, expiration carte, passage en station, etc…)
• Suivi du kilométrage véhicule
• Suivi des vitesses à la seconde
• Géolocalisation temps réel de vos véhicules
• Historique des trajets véhicules
• Geofencing
• Données FMS véhicule (consommation carburant, écoconduite, etc…)

Collectez tachys et cartes conducteurs sans aucun matériel ni logiciel !

Vous ne voulez pas investir dans du matériel ou dans des logiciels coûteux ?

Vous estimez que votre flotte de véhicules ou que le nombre de vos conducteurs ne mérite pas l’achat et la manipulation de ces outils ?

NOUS AVONS LA SOLUTION !

Nous sommes partenaire national avec le réseau EUROMASTER.

A ce titre, plus de 120 stations à travers le pays sont équipées avec nos matériels et prêts à vous recevoir pour collecter les données de vos véhicules ou de vos cartes conducteurs. Ces données seront ensuite renvoyés chez vous ou sous-traitées par nos services.

Les principaux avantages de cette solution :

• Aucun outil de collecte à acheter
• Aucun logiciel à acheter
• Aucune maintenance
• Aucune formation
• La récupération en temps et en heures des données véhicules et/ou conducteurs éloignés
• Un réseau national réputé et bien implanté
• Je profite de la lecture de mes données pour faire une brève inspection de mon véhicule par un professionnel (pneus par exemple).

Le chronotachygraphe analogique

Rappel de la réglementation

De nombreux véhicules sont encore équipés de chronotachygraphes avec des disques papier.

Pour ces véhicules, la réglementation impose la conservation des disques pendant un an. Et donc de les tenir à disposition en cas de contrôle de l’administration.

Les outils de collecte de données

Il arrive fréquemment que les entreprises disposant de ce type de matériel utilisent également des véhicules avec un chronotachygraphe numérique. Si un chauffeur est amené à conduire les deux véhicules, le seul moyen pour disposer de décomptes d’heures et / ou d’infractions justes sera de traiter les disques via un matériel adéquat.

En fonction du volume de disques à traiter, il existe deux types de matériels : le scanner monodisque et le scanner 6 disques.

L'archivage du chronotachygraphe

Rappel de la réglementation

Outre vos obligations de collecte, la Réglementation Sociale Européenne vous oblige à archiver les fichiers légaux issus des cartes de vos conducteurs et des chronotachygraphes de vos véhicules.

Cela afin d’être capable de restituer ces données à l’administration qui est susceptible de vous les réclamer en cas de contrôle. Les sanctions sont lourdes en cas de défaut d’archivage, et sont même passibles de poursuites pénales.

Vous devez donc conserver les fichiers légaux comme suit :

• Les fichiers V1B issus du chronotachygraphe numérique pendant 1 an
• Les fichiers C1B issus de la carte conducteur pendant trois ans si vous utilisez les données sociales ; sinon pendant un an.

Par sécurité, et compte tenu de la faible taille de ces fichiers, nous vous conseillons de tout garder pendant 3 ans minimum.

• Les disques papier des véhicules avec chronotachygraphe analogique pendant un an.

Les solutions d'archivage

Selon la taille de votre entreprise et de votre flotte, votre organisation interne, le traitement ultérieur des données et le budget alloué à cette obligation légale, il existe deux types de solutions d’archivage :

• Le mode licence avec l’achat de logiciels
• Le mode SAAS ou externalisé avec un abonnement

Quel que soit le mode d’achat retenu, le logiciel d’archivage va permettre dans ses grandes lignes :

• Le téléchargement des fichiers légaux depuis le support de collecte
• Le traitement des données collectées pour les sauvegarder sur le support de votre choix
• Le suivi des téléchargements vous permettant de suivre visuellement le respect de vos obligations réglementaires pour les conducteurs et les véhicules
• La restitution des fichiers légaux sur demande de l’autorité de contrôle
• De vous alerter par mail des retards possibles de collecte des données
• D’une fin de validité proche de vos cartes conducteurs

Le mode licence

En mode licence, vous achetez le droit d’utilisation d’un logiciel, appelé « licence ». Cette licence est achetée à vie.

Vous installez alors ce programme sur un PC ou un serveur.

Des mises à jour correctives et/ou évolutives seront apportées à ce logiciel dans le cadre d’un contrat de maintenance annuel. Ce contrat est généralement payant et comprend également un support téléphonique pour vous assister dans l’utilisation du logiciel et de sa maintenance.

Les fichiers légaux sont stockés chez vous, et leur archivage ainsi que la validité de leur contenu sont sous votre entière responsabilité.

Nous vous proposons notre logiciel d’archivage ARCHITAC, une des références du marché.

Le mode SAAS ou externalisé

En mode externalisé, vos fichiers légaux sont hébergés chez un tiers. Il est possible en option de suivre les téléchargements des données en louant le droit d’utilisation d’un logiciel hébergé sur un serveur WEB. Ce programme est accessible par internet via n’importe quel navigateur. C’est ce qu’on appelle le mode SAAS (Software As A Service).

Sauf configuration spéciale, aucun programme n’est installé chez vous et aucune maintenance n’est donc nécessaire.

Les mises à jour correctives et/ou évolutives seront automatiquement apportées au logiciel dans le cadre de votre abonnement.

Les fichiers légaux sont stockés chez nous, et leur archivage est réalisé sur plusieurs serveurs sécurisés géographiquement distincts. La perte de données est donc impossible.

Lors d’un contrôle, sur la base de la demande de l’autorité compétente, nous préparons ce contrôle en vérifiant que tous les fichiers sont en notre possession, ainsi que la validité de leur contenu. Nous vous remettons ensuite les fichiers attendus sur un support adéquat.

Nous mettons ainsi à votre disposition notre portail WEB Tg2S.

L'analyse de données du chronotachygraphe

Rappel de la réglementation

La Réglementation Sociale Européenne n’impose pas l’utilisation d’une solution de traitement des données du chronotachygraphe. Vous avez cependant l’obligation de respecter et faire respecter les différents aspects qui y sont exposés. A ce titre, nous vous conseillons donc de disposer à minima d’un programme permettant d’analyser les données présentes dans la carte conducteur, afin de visualiser les heures de vos personnels et leurs éventuelles infractions.

D’autre part, cela vous permet de rentabiliser vos obligations légales en utilisant les différentes données mises à votre disposition.

Les solutions de traitement et d'analyse

Au-delà des aspects réglementaires, il est possible d’optimiser cette obligation en analysant les données sociales de la carte conducteur.

Ainsi, vous allez pouvoir vérifier les décomptes d’activité de vos conducteurs et suivre les éventuelles infractions qui ont été commises.

A un niveau supérieur, vous allez pouvoir saisir les éléments variables qui ne sont pas dans les données de la carte conducteurs : les absences, les congés, les frais, les primes, etc…

Cette saisie vous permettra de disposer de l’ensemble des données sociales liées au conducteur, pour par exemple :

• Calculer ses heures majorées
• Calculer ses repos compensateur
• Verser des primes et frais divers
• Etc..

Comme pour les solutions d’archivage, les solutions d’analyse existent sous deux formes distinctes :

• Le mode licence avec l’achat de logiciels
• Le mode SAAS ou externalisé avec un abonnement

On retrouve habituellement deux niveaux de traitement :

• Le niveau de base qui permet de visualiser et d’analyser les décomptes d’heures des conducteurs ainsi que les décomptes d’infractions.
• Le niveau prépaie, qui permet de préparer les données de paie en complétant les données sociales présentes dans la carte conducteur avec les données variables (congés, absences, frais, primes, etc…).

Le mode licence

Deux modules sous licence logicielle vont vous permettre de traiter les données véhicules et conducteurs.

Le module Architac RSE

Ce module permet d’analyser les heures de vos conducteurs : temps de conduite, de travail et de repos.

Il permet également d’analyser les infractions à la Réglementation Sociale Européenne.

De nombreux rapports standards mais aussi personnalisables vous permettront de disposer de ces données sous toutes formes imprimables et exportables.

Vous pourrez également utiliser les données véhicules pour visualiser le kilométrage et calculer votre TICPE.

Le module Tachogest

Ce module est composé de deux sous-modules :

• Le sous module TACHOPREMIUM
• Le sous module TACHOSOCIAL

TACHOPREMIUM est utilisé exclusivement pour la gestion des disques papier.

Il permet de scanner les disques, et les corriger si nécessaire.

TACHOSOCIAL est le sous-module qui va permettre de gérer les données sociales jusqu’à la prépaie.

La saisie de données variables (congés, absences, primes, frais, etc…) va permettre de disposer d’une situation sociale complète sur une période donnée.

Vous pourrez ainsi visualiser les heures majorées, repos compensateurs, et attribuer primes et frais sur la période de calcul.

De nombreux rapports standards mais aussi personnalisables vous permettront de disposer de ces données sous toutes formes imprimables et exportables.

Sur demande, il est également possible d’exporter ces données vers votre logiciel de paie pour éviter toute ressaisie.

Le mode SAAS ou externalisé

La plateforme mise à votre disposition propose deux niveaux :

• Le niveau d’analyse des heures et des infractions
• Le niveau prépaie

Le niveau d'analyse des heures et des infractions

De nombreux états imprimables et exportables vous permettront de visualiser les heures détaillées ou en synthèse de vos conducteurs.

Il vous sera possible de visualiser le détail et la synthèse des infractions, chiffrées en euros si vous le souhaitez.

Un outil de reporting est d’ailleurs mis à votre disposition.

Véritable outil d’exploitation, cet outil analyse les heures travaillées de vos conducteurs et les heures d’utilisation de vos véhicules.

Il vous permet également de suivre les téléchargements par conducteur et par véhicule, afin de vous assurer du respect de vos obligations réglementaires.

Il est également possible de voir le détail des kilomètres par véhicule pour calculer votre TICPE.

Le niveau prépaie

Le niveau prépaie vous permet dans un premier temps de saisir toutes les données variables de paie de vos conducteurs : congés, absences, frais, etc…

Vous pourrez également corriger les activités issues des cartes de vos conducteurs.

A noter qu’il est prévu une gestion spécifique pour vos intérimaires.

Une fois les données complétées, de nombreux états vous permettront de gérer l’ensemble des données sociales relatives à vos conducteurs.